【海牙认证Apostille】有什么作用?香港公司能办理吗?

对于许多从事进出口或者外贸行业的公司来说,相关文件资料在国(境)外使用时,都必须办理相关的国际公证认证手续,海牙认证则是比较常见的国际公证认证之一。

海牙认证是什么?有什么作用?

海牙认证也叫国际公证,英文说法为Apostille认证,是指《海牙关于取消外国公文认证要求的公约》,在海牙签约国之间相互承认的一种由特定的官方机构对其认证公文上其主管部门所做签字、盖章的真实性予以确认的行为过程和结果的一种特定的认证。

该种认证,我们通常简称为“海牙认证”,主要针对文书用于海牙成员国或地区,使得海牙成员国所出具的文件可以在其他海牙成员国得到认可,并且有效使用。

但海牙认证不是对所需认证文件内容的真伪做认证,而是对原认证的签发人(公证处或国际公证人)的二次认证,认证该公证处或国际公证人是有资质出具原认证文件。加签之前要先对认证文件办理国际公证,然后再到香港最高人民法院做加签,因此整个过程称作海牙认证或加签。

特别是对于外贸出口业来说,大多数的文件如产品授权书、ISO/EC证书、销售证书、公司资质(如营业执照、税务登记证)等,出国使用时很多时候都需要办理海牙认证的。

需要注意的是,中国大陆目前不是海牙成员国,但是中国香港和澳门加入了海牙成员组织,所以来自国内外的相关文件需要办理海牙认证的,可以经由香港完成认证。

什么情况需要做海牙认证?

企业如果需要把某一份证明或者文件拿到海外使用或者投资或者证明某一些事实,那么需要进行国际公证。

·若用于海牙公约的国家之间,可以在香港进行国际公证;
·若有一方是非海牙公约的国家,则需要办理大使馆认证。这个程序是将公证好的文件交给海外国家驻中国的大使馆或领事馆“认证”文件的官员签名确认,这一个确认程序称为“大使馆认证”。

海牙认证的范围包括但不限于:
1、认证公司、注册证书、授权委托书、商业登记证及业务文件、商业类CE证书、ISO证书、买卖合同、公司良好声誉证明书;
2、认证用作移民、婚姻、收养、继承等用途的个人文件及资料、拟备海外使用的授权书及见证其签署、见证海外土地或物业买卖文件的签署;
3、出生证书、学位证书、结婚证书、无犯罪记录、出生证书等、核证公证人面见证人士的身份、拟备海事报告;
4、为交易、文件或事件提供认证及保存公证记录;
5、其他文书。

香港公司如何办理海牙认证?

香港公司的文件在香港以外地区使用需要进行海牙认证:
1、首先香港公司需要办理公证,出具公证书,连同附件捆绑,并在公证书上签字盖章;
2、然后送往香港高等法院办理认证。

香港文件海牙认证范围:
(1)认证某些属公共性质的文件,该文件须要由公职人士签发:香港结婚证/单身证明/香港出生证明/死亡登记证明书/商业登记证明/公司注册证明文件/授权委托书/其他个人以及商业文书
(2)经由香港公证人或监誓人所签署的文件:
·法律公证人:授权书、核证副本;
·监誓员:宣誓书;

认证方式:将所需认证的文件寄送给香港秘书公司,让国际公证人审核是否可以出具。

海牙认证常见问题答疑

Q 1:为什么要办理海牙认证?
A 1:当您的文件需要用到海牙成员国时,所使用的文书都可以通过办理海牙认证,使得相关文件受到海牙成员国或地区的认可,并具有法律效力。只有经过国际公证认证手续后的公司文件才能被国内的法律认可,以及有效使用。

Q 2:海牙认证和大使馆领事馆认证的区别是什么?
A 2:海牙认证和大使馆领事馆认证的区别就在于:
海牙认证可以在任何一个海牙公约成员国使用,办理的时间短;
大使馆领事馆认证只能在所办理的当国使用,比如美国驻中国领事馆大使馆,那只能拿到美国使用,出了美国就不能使用了,且办理的时间长,具体还要看当地政府的时间。

Q 3:海牙认证做一份需要多少钱?
A 3:海牙认证包含两种费用:
·国际公证人公证的费用;
·高等法院加签认证的费用;
·具体公证的费用需要看文件的多少、份数、类型来决定。海牙认证一般由指定的政府机构进行,一般为国家的外交部或最高法院。

Q 4:公证处可以公证身份证的改名信息吗?
A 4:可以,将所需要的文件寄给代理机构,海牙认证前最好出示扫描件或者图片给代理机构,由代理机构审核是否可以出具。认证完毕后,代理机构会将认证文件快递给客户。(前提是一定要确认该文件在哪个国家使用)

认证文件还包括:公司文件,公司资质证明,授权书,出口单据,护照,留学资料,成绩单,学位证书等等。

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